Die INCAScan App unterstützt Sie bei täglichen Arbeiten im Garagenbetrieb. Sei es beim Fotografieren von Schadenfällen oder Scannen von Dokumenten für die Archivierung und vieles mehr.
INCAScan (Fotos Scannen und Verwalten)
Die INCAScan APP ist ausschliesslich für die Branchenlösung INCAFaktura für Garagenbetriebe vorgesehen. Es handelt sich um eine Software mit Schnittstelle zu verschiedenen Lieferanten und Kalkulationstools. Die App kann mit einer bestehenden INCAFaktura Installation verbunden werden und dadurch Fotos und Dokumente direkt vom Smartphone an das Programm senden.
Folgende Prozesse werden unterstützt:
1. Fotografieren und Dokumentieren von Aufträgen und Schadenfällen. Fotos können vom Smartphone sehr einfach an Aufträge oder Fahrzeuge angefügt werden. Das können Fotos von Schadenfällen, Fahrzeugausweisen oder verschiedenen Dokumenten (Fahrzeugausweis, Notizen, Technischen Dokumentationen etc.) sein.
2. Scannen von Rechnungen in den Kreditoren (QR-Code, VESR)
INCAScan unterstützt Sie optimal als Assistent bei Rechnungserfassung in den Kreditoren. Rechnungen, Belge, Zahlungsverbindungen und viele weitere Dokumente können einfach erfasst und in INCAFaktura übertragen werden.
INCAScan App für Aufträge
Alle Bilder, die zu einem Auftrag gehören können in der INCAScan App aufgenommen und direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt einem ausgewählten Auftrag zugeordnet werden. Dabei werden die Fotos auf dem Smartphone zwischengespeichert.
Es bestehet ebenfalls die Möglichkeit einen Auftrag vor den Aufnahmen anzuwählen, so dass das Foto diesem direkt zugeordnet wird.
INCAScan für Kreditoren
Lieferanten Rechnungen werden mittels QR – Code auf App gescannt und direkt oder indirekt in INCAFaktura übertragen. Falls der Lieferant im Adressenstamm nicht existiert, wird dieser automatisch angelegt.
Lieferanten, Kunden, Fahrzeuge
INCAScan ermöglicht einen Fotoupload in alle genannten Bereiche. Dabei wird ein Lieferant, ein Kunde oder ein Fahrzeug vorgängig ausgewählt und die dazugehörigen Fotos in Sekunden hochgeladen.
Rechnungen mit QR-Code
Der QR-Code auf Rechnungen beinhaltet verschiedene Informationen, welche mittels der INCAScan an blitzschnell eingelesen werden können. Lieferanteninformationen, der Betrag sowie weitere Informationen sind alle im QR-Code enthalten.
Dokumente
Verschiedene Dokumente können auch ohne direkte Zuordnung fotografiert und in INCAFaktura eingelesen werden. Durch einen OCR-Scanner in INCAFaktura können diese zu einem späteren Zeitpunkt für Textbausteine, Korrespondenzen mit Kunden und Lieferanten zugeordnet und verwendet werden.
Zusammenfassung
Beispiele aus der Praxis: Sie sind ein Garagenbetrieb und wickeln einen Reparaturauftrag ab:
Starten Sie INCAScan und wählen Sie Aufträge, wo sämtliche Aufträge aufgelistet werden. Sie haben die Möglichkeit den aktuellen Auftrag auszuwählen und Fotos zu machen. Diese Fotos werden automatisch zu diesem Auftrag zugeordnet. Wenn Sie Lieferscheine zu Ersatzteilen herumliegen haben, können Sie diese ebenfalls aufnehmen und dem entsprechenden Auftrag zuordnen. Dies passiert innerhalb von Sekunden und Sie verhindern dabei, dass wichtige Informationen zum Auftrag verloren gehen.
Sie sind in Ihrem Werkstatt Buero und möchten unkompliziert Lieferantenrechnungen erfassen. Starten Sie INCAScan Modul Kreditoren und scannen Sie alle neuen Rechnungen ein. Diese übertragen Sie an die INCAFaktura Kreditoren, wonach die Rechnungen einfach eingebucht und bezahlt werden können.
Sie haben einen Kundenbrief, einen Vertrag oder ein beliebiges Dokument vor sich, welches Sie in INCAFaktura verwenden möchten. Sie können die INCAScan App öffnen, Dokumente auswählen und diese Unterlagen direkt erfassen. Diese fliessen in INCAFaktura Dokumente und können zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet und zugeordnet werden.